Performance management in Taleo Business Edition
Gepubliceerd: Auteur: Inge Marinus Categorie: NieuwsblogOm het voorbereiden van, overleggen over, samenwerken aan en vastleggen van functioneringsgesprekken te stroomlijnen, gebruiken we bij Qualogy Taleo Business Edition. In dit derde deel (lees hier Taleo 1, en Taleo 2) staan we stil bij de Performance Management-mogelijkheden van Taleo.
Om de beoordelingscyclus in een systeem te automatiseren begin je met het opzetten van de benodigde work- of procesflows. Bij Qualogy kennen we een eenvoudige workflow voor de jaarlijkse evaluatiecyclus. De manager vraagt de medewerker om hiervoor input te leveren, terwijl de manager zijn input over het functioneren van de medewerker geeft.
Aangezien Qualogy een consultancyfirma is wordt regelmatig ook aan de opdrachtgever van de consultant gevraagd om een evaluatieformulier in te vullen. Tevens bestaat de mogelijkheid om een collega om feedback te vragen. Hierna volgt het jaarlijkse evaluatiegesprek en ondertekenen zowel de manager als de medewerker de evaluatie.
First things first
De manager start de evaluatiecyclus met het sturen van een e-mail vanuit het systeem naar de medewerker waarin wordt gevraagd een aantal zaken voor te bereiden voor het jaarlijkse evaluatiegesprek. Hierin staat bijvoorbeeld dat de medewerker input op zijn eigen functioneren moet geven in Taleo. Daarvoor gebruikt de medewerker een template in het systeem, in ons geval geconfigureerd op basis van een Word-document waar we eerder ook mee werkten.
Vervolgens vraagt de medewerker aan de klant of projectleider om via een evaluatieformulier input te geven op zijn functioneren. Dit deel van het proces kan niet in Taleo zelf gedaan worden omdat de toegangsrechten beperkt zijn tot medewerkers van de organisatie zelf, of bijvoorbeeld uitzendbureaus.
De manager en de medewerker bepalen samen óf een collega om input gevraagd wordt (‘multi-rater feedback’). En zo ja, aan welke collega.
Feedback kan alleen gevraagd worden over afgesproken doelen en competenties; de multi-rater feedback kan niet op een andere manier geconfigureerd worden. Je kunt dus geen specifieke vragen stellen.
Ook de manager geeft zijn kijk op het functioneren van de medewerker in Taleo; dit gebeurt in dezelfde template als de medewerker. Het managerdeel kent echter een aantal extra vragen, zoals het geven van cijfers over klanttevredenheid en algehele performance. Zowel de medewerker als de manager geeft een waardering (middels cijfers en commentaar) aan de al dan niet behaalde doelstellingen en competenties.
De manager baseert zich in zijn deel op de ontvangen input van de medewerker, de klant, de collega en natuurlijk op zijn waarnemingen. In deze fase van het proces kan de medewerker de input van de manager nog niet zien.
Evaluatie
Na deze voorbereidingen vindt het evaluatiegesprek tussen de medewerker en de manager plaats. Ze delen hun input met elkaar en bespreken hoe het jaar is verlopen. Op basis van het gesprek kan de manager nog de benodigde aanpassingen doen in Taleo waarna hij het document met de medewerker deelt.
Zowel de medewerker als de manager accorderen de jaarlijkse evaluatie door het document in Taleo elektronisch te ondertekenen. Daarna wordt automatisch een pdf-document gegenereerd met daarin de input van de medewerker, de manager, de multi-rater feedback en de ondertekeningen.
Als gezegd is Qualogy’s workflow redelijk simpel. Hierdoor konden we een standaard procesflow van Taleo gebruiken. Maar als je organisatie een complexere workflow heeft, met bijvoorbeeld een extra goedkeuringsstap, dan kun je een andere workflow configureren. Acties en statussen kunnen worden toegevoegd, gebruikt of verwijderd uit een workflow. En mocht je verschillende evaluatietemplates gebruiken, dan kun je aan elke template een andere workflow hangen.
Toevoegen van templates
In ons geval hebben we nog een tweede template geconfigureerd in Taleo voor het zogenoemde field management verslag. Elke zes weken vindt er een gesprek plaats tussen de medewerker en de manager om te kijken hoe het op persoonlijk, zakelijk en opdrachtvlak gaat. Een weergave van dit gesprek wordt door de manager vastgelegd in het field management verslag en daarna met de medewerker gedeeld. Hiervoor is een separate template en een aparte workflow ingericht in Taleo.
Een review template heeft zes ‘page layouts’. Een ‘edit’-pagina voor de medewerker, een ‘view’-pagina voor de medewerker en een PDF voor de medewerker, en dezelfde drie opties voor de manager. Gevolg van deze opzet is dat het configureren van een simpele template toch nog enige tijd vergt.
Net als veel andere organisaties gebruiken we bij Qualogy doelstellingen en competenties om een medewerker te evalueren op zijn functioneren.
In Taleo kun je zowel individuele als organisatiebrede doelstellingen opstellen. De strategische bedrijfsdoelstellingen kunnen met een simpele handeling gelinkt worden aan, en vertaald worden naar, individuele doelstellingen. Bijvoorbeeld, voor het goedkeuren van de doelstellingen door de manager kan een aparte workflow worden ingericht. Een medewerker kan gedurende de looptijd van de doelstelling vervolgens zijn vorderingen bijhouden in het systeem. En ook de manager kan de voortgang op die manier in de gaten houden.
Prettige bijkomstigheid
Taleo Business Edition wordt geleverd met een standaard competentiewoordenboek met daarin 55 competenties. Leuke bijkomstigheid, maar aangezien de meeste organisaties hun eigen competentiewoordenboek hebben, zal deze standaardlijst niet vaak gebruikt worden. Daarom biedt Taleo de mogelijkheid om deze standaardcompetenties inactief te maken en om je eigen competenties toe te voegen. Je kunt de standaardcompetenties ook kopiëren (‘klonen’) en aanpassen, inclusief de categorisering van functiespecifiek naar gedrag. De competenties zijn aanvullend weer te linken aan de review-templates.
Al met al
De configuratiemogelijkheden in Taleo Business Edition Performance Management zijn zeer uitgebreid. Je kunt je eigen doelen en review templates definiëren met gebruikmaking van standaardvelden en -competenties. Maar je kunt ook velden toevoegen, verbergen of verwijderen, verschillende beoordelingsmodellen definiëren en templates opmaken met verschillende secties. En dan is er natuurlijk de mogelijkheid om verschillende workflows te creëren en die weer voor verschillende templates wel of niet te gebruiken. Al met al is Taleo daarmee even solide als flexibel; een prima basis voor gedegen Performance Management.
NB Een Performance Management-systeem is wat het is, een systeem. Het mag en kan natuurlijk geen vervanging zijn van de continue dialoog tussen een medewerker en de manager! Maar als je gebruikmaakt van de sterke punten van Taleo, zul je ondervinden dat het krachtige software is om die juist zo belangrijke gesprekken in goede banen te leiden.
